Hospitation im HAWtech-Hochschulverbund

Ab Mai 2022 haben Beschäftigte der HAWtech-Hochschulen die Möglichkeit, innerhalb der HochschulAllianz eine Hospitation zu absolvieren. Eine Hospitation ist ein niederschwelliges Personalentwicklungsinstrument, das den zeitlich begrenzten Arbeitsbesuch einzelner Mitarbeiter*innen im gleichen Arbeitsfeld oder der gleichen Rolle an einer anderen, gastgebenden Hochschule vorsieht.
 

 

Ziele und Nutzen einer Hospitation

Ziel einer Hospitation ist es, im bereits bekannten Fachgebiet andere Arbeitsweisen und Strukturen kennenzulernen. Gleichzeitig erhalten auch die Gastgeber*innen Impulse für das eigene Arbeitsfeld und können eigene Kompetenzen auf dem Feld der Wissensvermittlung erweitern.

Sie und Ihre Kolleg*innen der Gast-Hochschule tauschen sich auf kollegialer Ebene aus, können Ihre eigenen fachlichen und persönlichen Kompetenzen ergänzen und neue Inspirationen für ihr eigenes Arbeitshandeln gewinnen und dadurch Veränderungen anstoßen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich zu vernetzen und andere Organisationskulturen innerhalb Deutschlands kennenzulernen.

 

Alle Vorteile und Nutzen einer Hospitation finden Sie im Leitfaden im Download-Bereich.

Zielgruppe

Bislang können alle Beschäftigten der Verwaltung oder verwaltungsnaher Bereiche mit und ohne Führungsverantwortung nach Rücksprache mit ihrer Führungskraft eine Hospitation an einer der HAWtech-Hochschulen initiieren und daran teilnehmen. Voraussetzung ist, dass sie seit mindestens einem Jahr an ihrer Hochschule beschäftigt sind und sich in ihrem Aufgabengebiet sehr gut eingearbeitet haben.

 

Dauer

Eine Hospitation kann zwischen 1 und 5 Tagen (zuzüglich Reisezeit) dauern. Die Dauer ist abhängig von der Anzahl und dem Umfang der vereinbarten Fachthemen und konkreten Fragestellungen. Für Hospitant*innen sind Reiseaufwand und Dauer der Abkömmlichkeit vom Arbeitsplatz relevante Größen, für die Gast-Hochschule der Planungs- und Betreuungsaufwand.

 

Ort

Eine Hospitation ist innerhalb der HAWtech-HochschulAllianz möglich. Die Hospitation findet in der Regel in der entsprechenden Abteilung/Organisationseinheit der Gast-Hochschule statt (z. B. Bibliothek, Justiziariat, Personalabteilung, Studienberatung und Studierendenservice, International Office, IT). Das bedeutet, wenn Sie z. B. Mitarbeiter*in im Rechnungswesen sind, werden Sie Ihre Kolleg*innen im Rechnungswesen der Gast-Hochschule für einige Tage begleiten oder sogar im Tagesgeschäft mitarbeiten.

 

Ablauf

Wie werde ich Hospitant*in?

Die Anbahnung und Durchführung einer Hospitation umfasst folgende Schritte:

  • Sie sprechen den Hospitationswunsch – womöglich im Rahmen des Jahresgesprächs/Mitarbeitergesprächs - mit Ihrer Führungskraft ab. Dabei werden die Aufgaben und Ziele der Maßnahme sowie die Erwartungen an die Hospitation miteinander besprochen und vereinbart.
  • Sie nehmen Kontakt mit Ihrer Ansprechperson in der Personalentwicklung Ihrer Hochschule auf und lassen sich zur Hospitation (Umfang, Zeitraum, empfohlene Hochschule) beraten.
  • Nach der Beratung füllen Sie das Antragsformular für die Hospitation aus.
  • Ihre Personalentwicklung informiert daraufhin die potenzielle(n) Gast-Hochschule(n) über den Hospitationswunsch und vermittelt Ihnen die Ansprechpartner*innen vor Ort. Sollte eine Hospitation an einer bestimmten Hochschule nicht möglich sein, unterstützt Sie Ihre Personalentwicklung bei der Suche nach einer Alternative innerhalb des HAWtech-Verbunds.
  • Sie stimmen anschließend Ihren Aufenthalt - gerne mit Unterstützung Ihrer Personalentwicklung - direkt mit der Ansprechperson der betreffenden Fachabteilung in der Gast-Hochschule ab. Damit beide Seiten nichts übersehen, stehen Ihnen entsprechende Checklisten zur Vorbereitung zur Verfügung.
  • Sie informieren Ihre Führungskraft über die getroffenen Vereinbarungen und planen gemeinsam Ihre Abwesenheit. Womöglich nehmen Sie bereits gute Fragen aus Ihrem Team an die Gast-Hochschule mit ins Gepäck.
  • Sie planen und organisieren Ihre Anreise und die Unterbringung vor Ort. Die Fahrt- und Unterbringungskosten trägt Ihre Abteilung/Organisationseinheit (Abrechnung über Dienstreiseantrag).
  • Sie treten zum vereinbarten Termin die Hospitation an.

 

Was passiert nach der Hospitation?

Nach absolvierter Hospitation reflektieren Sie Ihre Erfahrungen mit Ihrer Führungskraft und ziehen gemeinsam Bilanz, ob die vorab vereinbarten Ziele erreicht wurden. Gegebenenfalls vereinbaren Sie weitere Maßnahmen mit Ihrer Führungskraft.

Sie stellen Ihre gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen im Rahmen einer Abteilungsbesprechung bzw. eines Teammeetings vor, sodass Ihre Kolleg*innen ebenfalls davon profitieren können. Dies ist auch der Ort, an dem über den Wissenstransfer hinaus Überlegungen zu möglichen Veränderungen im gemeinsamen Arbeitsbereich diskutiert werden können.

 

Sowohl als Hospitant*in als auch als Betreuer*in der Gast-Hochschule werden Sie gebeten, die Hospitation zu evaluieren. Das Ausfüllen des Evaluationsbogens ist Voraussetzung für den Erhalt Ihres Hospitationszertifikats.
 

Kosten

Die Fahrt- und Unterbringungskosten trägt die Abteilung/Organisationseinheit der Hospitant*innen. Sie werden im Rahmen der üblichen Dienstreiseregelungen von der Heimat-Hochschule (d. h. von der Kostenstelle Ihrer Abteilung/Organisationseinheit) übernommen.

 

FAQ

Die Vermittlung von Hospitationsplätzen findet durch die jeweilige Ansprechperson in der Personalentwicklung Ihrer Heimat-Hochschule statt. Sollten Sie bereits konkrete Vorstellungen haben („Ich wollte schon immer mal nach …“), so lassen Sie sie*ihn das gerne wissen. Ihr*e Ansprechpartner*in nimmt dann mit der Personalentwicklung der Wunsch-Hochschule im HAWtech-Verbund Kontakt auf. Sollte eine Hospitation in der passenden Fachabteilung grundsätzlich möglich sein, erhalten Sie die Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartnerin*Ihres Ansprechpartners für die Hospitation bei der Gast-Hochschule und können die weiteren Schritte miteinander vereinbaren (Termin, Dauer, Inhalte, Fragestellungen).


Eine Hospitation kann zwischen 1 und 5 Tagen (zuzüglich Reisezeit) dauern. Die Dauer ist abhängig von der Anzahl und dem Umfang der vereinbarten Fachthemen und konkreten Fragestellungen. Für die Hospitantin*den Hospitanten sind Reiseaufwand und Dauer der Abkömmlichkeit vom Arbeitsplatz relevante Größen.

Aus Sicht der Gast-Hochschule muss der Planungs- und Betreuungsaufwand ebenfalls berücksichtigt werden. Als Faustregel kann gelten: Je komplexer und spezieller das Arbeitsgebiet ist, umso intensiver muss eine für beide Seiten nutzenbringende Hospitation vorbereitet werden.


Aufgabe der Gast-Hochschule ist es u. a., den geplanten Aufenthalt der Hospitantin*des Hospitanten entlang der vorher kommunizierten Ziele und Wünsche systematisch vorzubereiten. Idealerweise erhält der Hospitant*die Hospitantin bereits einige Tage vor seiner*ihrer Anreise von den Gastgeber*innen einen Einsatzplan mit den einzelnen Stationen der Hospitation.


In der Regel wird der*die Leiter*in der Fachabteilung, in der Sie hospitieren, als erste*r Ansprechpartner*in zur Verfügung stehen. Es ist sinnvoll, dass Sie einer festen Person aus dem Team zugeordnet werden, mit der Sie sowohl Organisatorisches als auch Fachinhaltliches besprechen.


Ihre Aufgaben werden von Ihnen – analog der sonstigen Abwesenheits-/Urlaubsvertretung – an Ihre Teamkolleg*innen übergeben und von diesen übernommen. Im Gegenzug tragen auch Sie mögliche Hospitationen Ihrer Kolleg*innen mit und übernehmen deren Vertretung.


Ja, Hospitation ist Arbeitszeit. Lediglich für die Zeiten der An- und Abreise gelten die an Ihrer Hochschule üblichen Gepflogenheiten bzw. unterschiedlichen gesetzlichen Regelungen je nach Bundesland.


Die Kosten für die An- und Abreise sowie die Unterkunft werden im Rahmen der üblichen Dienstreiseregelungen von Ihrer Heimat-Hochschule (d. h. von der Kostenstelle Ihrer Abteilung/Organisationseinheit) übernommen.


Ja. Nach erfolgreich absolvierter Hospitation stellt Ihnen Ihre Personalentwicklung ein entsprechendes Zertifikat für Ihre Unterlagen aus. Dieses Zertifikat kann auf Wunsch zu Ihrer Personalakte genommen werden.


Ja. Alle HAWtech-Hochschulen haben sich zur Teilnahme an diesem Angebot verständigt. Es gibt jedoch keine Garantie, dass Sie Ihre Hospitation zum gewünschten Zeitpunkt an der bevorzugten Hochschule absolvieren können. Geben Sie daher zusätzlich alternative Wunsch-Hochschulen an.


Ja, der Wunsch nach Hospitation an einer bestimmten Hochschule kann abgelehnt werden. In der Regel erfolgt dies aus Gründen der fehlenden Betreuungskapazitäten, eines ungünstigen Zeitraums o. ä.


Das hier vorgestellte Hospitationsangebot bezieht sich innerhalb Deutschlands derzeit nur auf die HAWtech-Hochschulen. Für Hospitationen im Ausland besteht für Mitarbeiter*innen die Möglichkeit an der Teilnahme am Erasmus+-Programm. Bitte wenden Sie sich an die in Ihrer Hochschule zuständigen Ansprechpartner*innen. 


Ja, der Wunsch nach einer Hospitation kann abgelehnt werden. Die Führungskraft muss die Ablehnung allerdings begründen. Mögliche Gründe können z. B. sein: falscher oder ungünstiger Zeitpunkt, nicht realisierbare Vertretungsregelung. Sollten fachliche Gründe angeführt werden (z. B. nicht ausreichendes Vorwissen oder Qualifikationen), sollte gemeinsam mit der*dem Vorgesetzten mögliche Maßnahmen zur Erhöhung Ihrer Fachkompetenz innerhalb eines bestimmten Zeitraums vereinbart werden, sodass die Hospitation ggf. zu einem späteren Zeitpunkt erfolgreich durchgeführt werden kann.


Der Zeitpunkt und die Dauer einer Hospitation sollten gemeinsam zwischen Führungskraft, Hospitant*in und Gastgeber*in abgestimmt werden.


Die Aufgabenbereiche sind in der Vorbereitung der Hospitation mit der Gast-Hochschule abzustimmen.


Die Buchung des Hotels vor Ort erfolgt im Rahmen der üblichen Dienstreiseregelungen von Ihrer Heimat-Hochschule. Gerne können Sie Ihre*n Ansprechpartner*in an der Gast-Hochschule nach Empfehlungen für ein Hotel ansprechen.


Eine Ausweitung auf den wissenschaftlichen Bereich ist erst nach einer erfolgreichen Pilotierung der Hospitationen im Verwaltungs- und verwaltungsnahen Bereich möglich.


Sie müssen mit Ihrer Führungskraft sprechen, ein Antragsformular ausfüllen und unterschreiben lassen, sowie die Terminabstimmungen vornehmen. Das Antragsformular umfasst zwei Seiten und es sind keine weiteren Unterlagen erforderlich.


Ja. Es gelten die gleichen Voraussetzungen wie bei unbefristet Beschäftigten: Sie sollten vor Antritt der Hospitation seit mindestens einem Jahr an der Hochschule beschäftigt sein.


Hierzu kann keine allgemeingültige Aussage gemacht werden, da die einzelnen HAWtech-Hochschulen hier sehr unterschiedlich aufgestellt sind. Bitte informieren Sie sich über das Angebot Ihrer Hochschule bei den einschlägigen Anlaufstellen (Familienbüro o. ä.)


Ja. Bitte informieren Sie Ihre Hospitationsgastgeber*innen über Ihre Mobilitätseinschränkungen, so dass entsprechende Vorkehrungen getroffen werden können.


Die Kanzler*innen der HAWtech-Hochschulen haben das Instrument der Hospitation in Auftrag gegeben. Die Führungskräfte der Hochschulen sind damit angehalten, dieses Konzept zu unterstützen und zur erfolgreichen Umsetzung beizutragen. 

Solle Ihre Führungskraft dem Hospitationswunsch ablehnend gegenüberstehen, suchen Sie bitte das Gespräch, um die sachlichen Gründe dieser Ablehnung zu erfahren und um mögliche Schritte zur Beseitigung eventueller Hindernisse zu vereinbaren. Selbstverständlich stehen Ihnen weiterhin die Ansprechpartner*innen für Hospitationen moderierend zur Seite.


Flyer zur Hospitation im HAWtech-Hochschulverbund

Ansprechpersonen

Bei folgenden Anlaufstellen an den HAWtech-Hochschulen finden Sie Ihre Ansprechpartner*innen für Hospitationen:

FH Aachen: personalentwicklung(at)fh-aachen.de

Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin: personalentwicklung(at)htw-berlin.de

Hochschule Darmstadt: poe(at)h-da.de

Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden: dezpersonal(at)htw-dresden.de

Hochschule Esslingen: personalentwicklung(at)hs-esslingen.de

Hochschule Karlsruhe: sabine.zimmermann(at)h-ka.de